Animer un réseau de formateurs/trices internes

NB : dans cet article le mot générique "formateur" intégrera les formatrices et les formateurs

Nombre d’entreprises identifient des formateurs occasionnels sur lesquels s’appuyer pour développer les compétences en interne.

Quels en sont les avantages ?

Tout d’abord, s’appuyer sur des formateurs internes est nécessaire lorsque l’expertise, et la formation associée, ne sont pas disponibles sur le marché. Du reste, la création de la formation en interne participe à l’alignement entre les besoins identifiés et le contenu dispensé.

Par ailleurs, les formateurs internes connaissent bien la réalité opérationnelle et sont à même de prendre en compte la culture d’entreprise.

Enfin, ils construisent un lien précieux avec les stagiaires, qu’ils peuvent accompagner à plus long terme. Ce lien permet aussi la remontée d’informations sur les besoins de formation.

Toutefois, tout n’est pas tout rose, ni pour le formateur, qui a souvent du mal à s’extirper de son quotidien opérationnel, ni pour le service formation, qui recrute et anime la communauté des formateurs internes.

Combien de formations internes annulées par manque de disponibilité des formateurs ?

Combien de N+1 refusant de libérer un expert pour former ?

Comment, alors, faire progresser et se professionnaliser un formateur qui pratique peu ?

Ces questions sont au cœur de l’animation du réseau des formateurs internes occasionnels dont les objectifs principaux sont la professionnalisation et la fidélisation.

Ce qui suit vous donne quelques clés pour animer cette communauté diverse et riche que constituent les formateurs internes occasionnels.

Conditions de succès

Les limites décrites ci avant nous amènent à lister 3 conditions de succès à prendre en compte avant de démarrer l’animation de votre réseau de formateurs internes et occasionnels.

Soutien de la ligne managériale et gouvernance d’entreprise

Sans ce soutien, difficile de motiver des formateurs internes et de décider leur N+1 à les libérer !

Pour convaincre vos dirigeants, utilisez les avantages listés ci-dessus.

Poussez-les à valoriser le rôle et la mission des formateurs internes ainsi que leur engagement au travers de communications internes voire par leur présence à certains évènements. L’idéal est sans doute d’identifier un « sponsor » au sein du CoDir ou ComEx, mais cela n’est pas toujours possible.

Recrutement des bonnes personnes

Et non pas celles dont on ne sait pas quoi faire 😊. Pour être un bon formateur interne, il faut tout d’abord disposer d’une expertise suffisante du sujet sur lequel former.

Il est aussi nécessaire d’avoir une certaine appétence à transférer les savoir et savoir-faire, et bien sûr, de la disponibilité.

Pédagogie, écoute active, créativité etc. sont des plus, et peuvent se développer au travers de la formation et de l’animation des formateurs.

Cadrage des interventions et de l’investissement

Cadrer les interventions, c’est définir précisément

Le rôle et les prérogatives du formateur interne : y aura-t-il de la conception, de la relecture, de la personnalisation ; ou les supports de formation seront-ils 100% finalisés ?
Les moyens mis au service du formateur interne : les supports d’animation bien sûr mais aussi l’aide logistique pour les stagiaires et le formateur lui-même
L’accompagnement dont bénéficiera le formateur interne : quelles formations lui seront proposées, comment sera-t-il professionnalisé ?
La disponibilité demandée : combien de jours d’animation, sur quelles périodes et où ?
La reconnaissance : certaines entreprises valorisent l’engagement des formateurs internes par des primes (annuelles ou par journée d’animation) ou la participation à des évènements particuliers. Que ce soit le cas ou pas, ceci doit être clarifié dès le début de la collaboration.

Le cadrage peut prendre plusieurs formes, de l’échange verbal à la lettre de mission détaillée en passant par la charte ou l’accord tripartite. À vous de voir ce qui est nécessaire dans votre organisation pour rassurer (formateur et N+1) et contractualiser.

Certains font le choix de rester dans le flou pour éviter de faire peur. Cela peut fonctionner notamment avec des formateurs convaincus et dans une organisation où le volontariat est valorisé et le travail pas trop tendu. Attention, cependant, sur le long terme !

Modalités d’animation

Voici listées quelques formes d’animation du réseau de formateurs internes occasionnels.

Chaque modalité a des avantages et des inconvénients, et toutes peuvent être combinées ou pas.

Formation d’intégration en tant que formateur: un investissement de départ nécessaire notamment pour les formateurs qui ont peu formé dans le passé. Cette session doit permettre d’acquérir les bases de l’animation voire de conception et donner confiance au formateur occasionnel afin qu’il se fasse plaisir en animant ses 1° sessions. Et pour éviter l’adage « ce sont les cordonniers les plus mal chaussés », soyons exemplaires et modélisants lors de ces parcours : vivre une formation structurée, interactive et variée donne des idées pour les animations suivantes ! Certains choisissent une formation en externe qui peut mener à l’obtention d’une certification.
Rencontre annuelle en présentiel : inutile – voire contreproductif – de faire quelque chose de trop long car les formateurs occasionnels auront du mal à se libérer. En revanche, prévoyez un restau sympa, un ou plusieurs jeux pour resserrer les liens, et invitez un décideur de l’entreprise. C’est un très bon levier de reconnaissance et donc de motivation et de fidélisation. Cela leur montre qu’ils comptent pour l’entreprise et qu’ils sont reconnus pour ce qu’ils font.
Rencontres trimestrielles en distanciel pour garder du lien, former, informer etc. Dans le cas d’un grand nombre de formateurs et d’une équipe d’animation suffisamment étoffée, un rythme mensuel peut être envisagé.
Temps d’échange informels : « café form », déjeuner club des formateurs, afterwork par exemple. Ceci n’est bien sûr possible que dans le cas où les formateurs occasionnels sont sur le même site.
Accompagnement terrain : c’est la possibilité, pour le formateur interne, de participer en observateur à une formation puis de coanimer ses premières formations. Si votre formateur a aussi la charge de la conception des formations, la cocréation avec un formateur plus expérimenté, un mentor, peut être envisagée. Sur le plus long terme, être accompagné lors d’une session permet de prendre du recul et de recevoir des feedbacks de valorisation et d’amélioration pour continuer à progresser.
« Réseau social » de la communauté: « forum » pour poser des questions et partager des expériences. C’est aussi un bon média pour publier des informations sur de nouvelles méthodes et outils par exemple. L’expérience montre toutefois le succès limité de ces échanges en asynchrones, chacun étant majoritairement happé par le quotidien.
Communication au sein et en dehors de l’entreprise: newsletter, page d’accueil du portail entreprise voire page web, LinkedIn, petite vidéo ou verbatim de stagiaires et formateurs etc. l’objectif est de rendre visible et de valoriser ce qui est fait en termes de formation interne … Cette com peut donner envie à d’autres, et donc aider le recrutement de nouveaux formateurs internes occasionnels.
Echelle de progression : cela permet de reconnaître ma progression et l’investissement de chaque formateur. Quelques options pour cette valorisation : diplômes/certificats de formateur interne, Awards du formateur de l’année, progression sous forme de ceintures (cf arts martiaux ou fresqueurs du climat)

Sujets & Contenus

Quels contenus peuvent être proposés lors de ces animations ?

Quels ingrédients pour une recette réussie ?

Techniques d’animation voire de conception: c’est souvent ce que l’on trouve dans la formation d’intégration. Et on peut toujours progresser et se développer sur de nouvelles techniques et outils d’inclusion ou d’animation. Ces contenus peuvent être couverts lors de la rencontre annuelle, mais aussi lors de sessions distancielles.
Prise en mains d’outils : la plateforme E-Learning (storyline, Dokéos, etc.), l’outil de facilitation de sessions distanciel et toutes ses subtilités (Teams, Webex, Adobe, Zoom etc.), des outils d’animation (klaxoon, wooclap, etc.)
Prise de recul par rapport à la pratique : débriefer les animations réalisées pour ancrer les réussites et corriger ce qui doit l’être. Ce peut être sous forme d’un échange oral en individuel à la suite de chaque animation. En collectif, on pourra mettre en place des échanges d’analyse de la pratique en 3 étapes :
- Situation rencontrée, environnement, problématique
- Description précise de ce qui a été préparé
- Réussites et difficultés rencontrées + Prise de recul et analyse / explications -> et si c’était à refaire

Quel que soit le format, bien cadrer ces échanges en restant dans une posture constructive.

Amélioration des contenus et animation : travailler ensemble sur le sujet d’un des membres du réseau est une bonne façon de consolider les liens. Le faire en mode Co développement donne l’occasion à chacun d’apporter de l’aide aux autres et/ou inversement, de se faire aider. Cerise sur le gâteau, cela peut encourager les formateurs à utiliser cette intelligence collective dans leurs prochaines sessions !
Veille informationnelle: cela peut se faire en partageant des vidéos, newsletters, livres blancs etc. Une autre option consiste à s’appuyer sur un(e) intervenant(e) extérieur(e) qui présente une nouvelle pratique (ex Ludo pédagogie, réalité virtuelle, neurosciences appliquées, facilitation graphique etc.). Enfin, des échanges de pratiques avec des formateurs internes d’autres entreprises apportent un éclairage moins académique et sans doute plus terrain.
Reconnaissance : nous avons déjà insisté sur ce sujet, cette reconnaissance est clé pour motiver les formateurs occasionnels et les fidéliser. Choisissez ou combinez les leviers de reconnaissance qui vous conviennent : primes, visibilité, autonomie, développement de compétences, « Awards » etc.
Orientation et vision : pourquoi ne pas discuter des thèmes, contenus, modes d’animation et exercices des futures formations avec le réseau des formateurs internes ? Faute de discussion, un questionnaire sur les envies, besoins, idées peut être envoyé. Cela vous donnera probablement de nouveaux éclairages et constituera un bon levier de reconnaissance.

Conclusion

Animer une communauté de formateurs internes occasionnels s’appuie sur une large palette de modalités et de contenus.

Les objectifs restent de professionnaliser, en consolidant les compétences en conception et / ou en animation, et de fidéliser, en développant le sentiment d’appartenance à une communauté, en s’assurant que les formateurs se font plaisir, et en reconnaissant les actions et la valeur de chacun.

nb : photos libres de droits pixabay.com

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